الإدارة شئ فريد علينا أن نعترف بذلك، و قد زادتني دراسة الإدارة في الأكاديمية العربية للعلوم والتكنولوجيا يقينا أنه ليس كافيا أن تحمل لقب المدير لتكون مديرا ناجحا، بل الأمر يتطلب كفاءة الأداء، والإلمام بالعلوم الإدارية الحديثة وإستخدام الكمبيوتر والإنترنت واللغات الأجنبية، وسعة الأفق والقراءة والمتابعة والمعرفة والمشاركة، وشئ من الإلمام بالعلوم الإنسانية. ومن أهم النصائح التي يتعين أن يضعها المدير في إعتباره تلك النصائح العشرة التي أوردها الدكتور تاجيورى أستاذ علم الإجتماع بجامعة هارفارد لإدارة الأعمال حيث قال:
- توضيح الهدف من المهمة الموكلة للموظف
ليست الإدارة أن "تأمر" فقط بتنفيذ مهمة معينة، فالموظف ليس مجرد أداة لتنفيذ أوامرك، بل عليه أن يقتنع بالفوائد التي ستعم على الشركة وعلى الفريق وعليه شخصياً من وراء إنجاز هذا العمل على الصورة المطلوبة وفي الوقت المحدد، واقتناعه بهذه الفوائد سوف يحفزه لإنجاز المهمة في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة.
- تعريف المهمة بوضوح
ولعلها من أهم النصائح، فأنا أعرف الكثير من المديرين الذين لا يعرفون من الإدارة سوى "تفويض المهام" delegation، فبمجرد أن يطلب من إداراتهم أي عمل، يقومون بالبحث بسرعة عن أقرب شخص يمكنه فعل ذلك ويوكلونه بالمهمة، دون إعطاء أي تفاصيل عن طبيعة المهمة او المخرجات المتوقعة منها (بل لعل منهم من لا يحدد الوقت المطلوب لإنجاز المهمة). قد يقول البعض ولماذا لا يتم تفويض الموظف للبحث عن تعريف المهمة ومن ثم إنجازها. أعتقد أن هذا تفكير فاشل لعدة أسباب:
- أنت المدير وقد تم إختيارك لتلك المهمة -غالباً- لأن خبرتك أكبر من موظفيك، لذا لن يستطيع موظفك تعريف المهمة أفضل منك (مع أنه قد يستطيع تنفيذها أفضل منك).
- أنت لست ساعي بريد منوط به توصيل الأوامر إلى من هو أقل منك ثم إستلام المخرجات وتوصيلها إلى من هو أعلى منك، لابد أن يكون لك دور، فبذل بعض المجهود في تعريف المهمة بوضوح وتحديد النتائج المتوقعة منها سوف يقلل وقت تنفيذها، ويرفع من جودة النتائج بصورة كبيرة، وهذا ما تسعى إليه في النهاية.
- إذا تركت للموظف تعريف المهمة، فهل من العدل أن تحاسبه على معاييرك أنت لتقييم المخرجات؟
ولتعريف أي مهمة بوضوح، لابد أن يشتمل التعريف على العوامل الثلاثة التي تحكم تنفيذ أي مشروع:
الجودة: ماهي المخرجات المطلوبة من المهمة وماهو مستوى الجودة المطلوب.
الزمن: متى يجب أن يبدأ تنفيذ المهمة ومتى يجب أن تنتهي ويتم تسليم المخرجات.
التكاليف: ماهي الميزانية (أو الموارد) الموضوعة لتنفيذ هذه المهمة.
- إستمع الى وجهة نظر الموظف
إياك وأن تفترض أن وجهة نظرك هذه نهائية وصحيحة بصورة مطلقة وغير قابلة للنقاش، وأن كل ما على موظفيك هو التنفيذ. موظفوك وإن كانوا أقل خبرة منك فقد يأتون بأفكار لم تخطر لك على بال، وقد يكون لها بالغ الأثر على نجاح العمل. تناقش مع موظفيك وتبادل معهم وجهات النظر، ولكن إحذر أن تسمح للنقاش بان يتشعب ويتسلل التردد وعدم القدرة على إختيار الفكرة المناسبة إليك أو إلى فريق العمل. يجب أن يكون لديك القدرة على إنهاء النقاش في الوقت المناسب وتحديد نقاط العمل action points المطلوبة. ففي جميع الأحوال لإنجاز العمل بأي طريقة أفضل من تأجيل إنجازه بحثاً عن الطريقة المثلى.
- تأكد من توفر الموارد المطلوبة لإنجاز المهمة
اذا لم تكن متأكداً، إسأل موظفك عند توكيله بالمهمة. وهذه قد تكون بعض الأسئلة الهامة التي عليك أن تسألها عن توفر الموارد:
هل لدى موظفك الوقت الكاف أم هو مشغول بمهام أخرى قد تكون أهم؟
هل لديه المعلومات والخبرة العملية الكافية أم يحتاج للمزيد من التدريب؟
هل يحتاج إلى زملاء آخرين (موارد بشرية) لمساعدته في إنجاز تلك المهمة؟
هل لديه الأدوات اللازمة (معدات، مواد، أجهزة، برمجيات،...) أم يحتاج إلى شراء أدوات اضافية؟
إذا كانت بعض الموارد غير متوفرة، إستخدم صلاحياتك للمساعدة في توفيرها في بداية تنفيذ المهمة.
- حدد معايير تقييم مخرجات المهمة
تذكر أن ما تعرفه أنت وإعتدته عن معايير الجودة قد يكون مختلفاً عن ما يعرفه الموظف المنوط به تنفيذ المهمة. لذلك يجب أن تحدد للموظف بالتفصيل كيف سيتم تقييم مخرجات هذا العمل وما هي معايير الجودة المتوقعة.
- تقدير الجهد المبذول وتقديم الحوافز
لا يوجد ما يدفع الموظفين لإظهار أفضل مالديهم أكثر من شعورهم بأن هذا العمل سوف يتم تقديره من قبل رؤسائهم، وأن هذا التقدير سوف يكون له أثر إيجابي على تقدمهم في حياتهم المهنية. كن حريصاً دائماً على أن لا تنسى تقدير العمل الجيد، إذا كانت ميزانيتك تسمح بصرف حوافز مالية فافعل وإلا ففكر في أي شيء يمكنك تقديمه كعرفان لمجهودات الموظف، دورة تدريبية، تحديث لجهاز الكمبيوتر، نقل لمكتب افضل، الخ... إذا لم يكن باستطاعتك أي من هذا فعلى الأقل إرسل رسالة شكر لهذا الموظف مع نسخ "Cc" لرؤسائك المعنيين حتى يطمئن الموظف إلى أن إخلاصه في عمله وأدائه المميز ظاهر لدى قيادات الشركة. وإياك أن تنسب أي نجاح لإدارتك المتميزة فقط دون الإشارة لأفراد فريقك الذين كانو سبباً في هذا النجاح، فان ذلك سيسبب فقد موظفيك الثقة فيك وقتل أي حماس فيهم، وهو مايعني فشل مؤكد لدورك كمدير.
- متابعة الأداء وتقديم ملاحظاتك في الحال
لا تجلس منتظراً حتى موعد انتهاء المهمة وتسليم المخرجات لتفاجأ بأن المهمة لم تتم بعد أو تمت ولكن بصورة أقل بكثير مما كنت تتوقع. تابع خطوات التنفيذ وتأكد من سير العمل كما هو مخطط وأعطي ملاحظاتك للقائمين بالتنفيذ أثناء سير العمل. أن تصحيح الخطأ يكون أسهل بكثير في البداية عما إذا تركته يتفاقم.
- تجنب الصداقات الشخصية مع الموظفين
قد يكون الدكتور تاجيوري محقاً في هذه النصيحة، فالصداقات الشخصية قد يكون لها الأثر السلبي على حياديتك أثناء توزيع الأعمال في وقت ضغوط العمل، أو قد تدفعك للتغاضي عن التقصير في الأداء، أو قد تؤثر عليك عند تقييمك لموظفيك. وقد يحول أسلوب عملنا في مصر دون التقيد بهذه النصيحة فكثيراً ما يرى المدير أنه إنسان ولا يستطيع أن يتجنب صداقة إنسان مثقف وعلى خلق ودين لمجرد انه موظف عنده. إلا أنه في هذه الحالة إذا كانت تربطك علاقات صداقة (او قرابة، او جيرة،..) بأي من موظفيك فلا تسمح لعلاقاتك الشخصية بالتأثير على عملك، إذا كان الموظف صديقك مخطئاً فيجب أن يتلقى الجزاء بدون تردد، وإذا كان الموظف الذي لا تربطك به علاقة متميزاً فيجب أن يأخذ مكانه في مقدمة الفريق. كن حيادياً وشفافاً وذو مصداقية وإحرص على أن تكون علاقاتك متوازنة مع جميع أفراد الفريق. إذا كنت تستطيع ذلك فافعل وإلا فاتبع نصيحة الدكتور تاجيوري وتجنب أي صداقات شخصية مع الموظفين.
- إعترف بخطئك ولا تكذب
ثقة موظفيك بك هي العامل الأول في نجاحك ونجاح إدارتك، ولكي تحافظ على هذه الثقة إياك أن تكذب عليهم أو على رؤسائك أو زملائك أو غيرهم. وإذا إكتشفت أنك كنت مخطئاً في أمر ما فلا تبذل الكثير من الجهد في محاولة "تبرير" الخطأ بحجة ألا تهتز صورتك أمام مرؤسيك. الأفضل - والأسهل أيضاً- أن تعترف بخطأك وتحاول تداركه بأسرع وقت ممكن.
- خذ القرارات التي يجب عليك أن تأخذها
إن اتخاذ القرارات التي تؤثر على سير العمل هو أهم مهامك الوظيفية كمدير، فلا تهرب من إتخاذ القرار خوفاً من تبعات هذا القرار، ولا تعتمد على غيرك ليأخذ القرارات التي يجب عليك أن تأخذها.
التسميات
موارد بشرية